صحبت با مدیرتان
چهل راه روشن و آرام برای صحبت با مدیرتان، تا کارتان دیده شود، ایده‌هایتان شنیده شود و مسیر شغلی‌تان پیش برود.
یک گفتگوی خوب با مدیر می‌تواند کل هفته شما را تغییر دهد. روشن باشید، مهربان باشید و آماده بیایید. همین کافی است.
۴۰ نکته که واقعاً کمک می‌کنند
این ایده‌ها از کتاب‌ها و پژوهش‌های شناخته‌شده درباره بازخورد، اعتماد و ارتباط در محیط کار و از تجربه روزمره آمده‌اند. ده نکته اول تقریباً همه‌جا کار می‌کنند. یکی را انتخاب کنید و همین امروز امتحان کنید.
گزارش یک‌دقیقه‌ای که مدیرتان دوست خواهد داشت
مدیرها پرمشغله‌اند و گزارش‌های طولانی گم می‌شوند. یک گزارش یک‌دقیقه‌ای در سه بخش بدهید: چه چیزی انجام شده، قدم بعدی چیست و به چه چیزی نیاز دارید. این کار به وقت او احترام می‌گذارد و سریع اعتماد می‌سازد.
پیش از دیدار بعدی، سه خط کوتاه بنویسید: انجام‌شده، بعدی و نیاز. سپس آن‌ها را در کمتر از یک دقیقه بگویید.
به‌جای فقط مشکل، راه‌حل هم بیاورید
وقتی مشکلی را پیش مدیرتان می‌برید، یک پاسخ ممکن هم بیاورید. لازم نیست کامل باشد. نشان می‌دهد فکر می‌کنید، مسئولیت می‌پذیرید و می‌خواهید کمک کنید.
دفعه بعد که مشکلی پیش آمد، پیش از صحبت با مدیرتان یک ایده برای حل آن آماده کنید.
بدون ترس بازخورد بخواهید
بازخورد یکی از سریع‌ترین راه‌های رشد است، اما خواستنش ترسناک به نظر می‌رسد. سؤالی مشخص بپرسید، مثل «یک کاری که می‌توانم در تماس‌های مشتری بهتر انجام دهم چیست؟». جواب دادنش آسان‌تر است و نشان می‌دهد می‌خواهید بهتر شوید.
این هفته از مدیرتان یک سؤال مشخص درباره بازخورد بپرسید. تشکر کنید و به یک ایده عمل کنید.
سؤالی که نشان می‌دهد برایتان مهم است: موفقیت چه شکلی دارد؟
وقتی کاری را شروع می‌کنید، از مدیرتان بپرسید نتیجه عالی چه شکلی است. روشن می‌کند چه چیزی مهم است و از تلاش بی‌فایده جلوگیری می‌کند. نشان می‌دهد برایتان هدف واقعی مهم است، نه فقط تمام‌کردن.
در آغاز کار بعدی بپرسید: نتیجه عالی برای شما چه شکلی است؟
بدون از دست‌دادن احترام، به کار اضافه «نه» بگویید
گاهی مدیرتان بیشتر از توان شما کار می‌خواهد. یک «فعلاً نه» محترمانه کیفیت کارتان را حفظ می‌کند. بگویید: خوشحال می‌شوم کمک کنم؛ اگر این را بپذیرم، کدام یک از کارهای فعلی‌ام را جابه‌جا کنم؟
این جمله را تمرین کنید: دوست دارم کمک کنم. اگر این را بپذیرم، کدام یک از کارهای دیگرم را جابه‌جا کنم؟
درخواست افزایش حقوق: روش آرام
درخواست افزایش حقوق ناراحت‌کننده است، اما بخش عادی کار است. نتایج‌تان را آماده کنید، ببینید بازار چقدر می‌پردازد و قرار ملاقات بخواهید. از نتایج شروع کنید، بعد عددتان را بگویید و گوش دهید.
سه نتیجه از شش ماه گذشته را بنویسید، اگر می‌شود با عدد. فهرست را برای ارزیابی بعدی نگه دارید.
خبر بد را زود بگویید، و چگونه بگویید
هیچ‌کس دوست ندارد خبر بد بدهد، اما تأخیر آن را بدتر می‌کند. آرام و روشن بگویید: چه شد، چه می‌کنید و چه کمکی لازم دارید. مدیرها مشکل را می‌بخشند؛ غافلگیری را کمتر.
اگر مشکلی هست که از آن دوری می‌کنید، امروز با چهار گام به مدیرتان بگویید.
رو به بالا مدیریت کنید: یاد بگیرید مدیرتان چطور کار کردن را دوست دارد
هر مدیری سبکی دارد. بعضی جزئیات را دوست دارند، بعضی تصویر کلی را. ببینید چطور کار می‌کند و بپرسید چطور دوست دارد مطلعش کنید. کمی سازگاری، همکاری با شما را بسیار آسان‌تر می‌کند.
از مدیرتان بپرسید: چطور و هر چند وقت یک‌بار دوست دارید گزارش بگیرید؟
جلسه یک‌به‌یک: جلسه روتین را به ابزار پیشرفت شغلی تبدیل کنید
بسیاری جلسه یک‌به‌یک را گزارش وضعیت می‌دانند. این وقت شماست تا مشورت بخواهید، ایده‌ها را مطرح کنید و درباره رشد حرف بزنید. یک موفقیت، یک چالش و یک سؤال آماده کنید.
پیش از جلسه یک‌به‌یک بعدی، یک موفقیت، یک چالش و یک سؤال بنویسید.
از مدیرتان تشکر کنید، و چرا جواب می‌دهد
مدیرها کمتر «ممنون» می‌شنوند. یک تشکر صمیمانه و مشخص جلب توجه می‌کند و آن‌ها را قدردانی‌شده می‌کند. بگویید چه کردند و چطور به شما کمک شد.
امروز از مدیرتان برای یک چیز مشخص تشکر کنید و بگویید چطور کمک کرد.
با مدیرتان محترمانه مخالفت کنید
همیشه با مدیرتان موافق نخواهید بود و این سالم است. با ایده مخالفت کنید، نه با شخص. نشان دهید هدف را می‌فهمید، نگرانی‌تان را بگویید و پیشنهادی بدهید.
دفعه بعد که مخالف بودید، با این جمله شروع کنید: هدف را می‌فهمم و یک ریسک می‌بینم. بعد ایده‌تان را بگویید.
وقتی مدیرتان بسیار پرمشغله است: درخواست کوتاه
بعضی مدیرها همیشه در جلسه‌اند، اما شما هنوز به تصمیم نیاز دارید. از درخواست کوتاه استفاده کنید: یک درخواست روشن که در کمتر از یک دقیقه بشود جواب داد. یک گزینه پیش‌فرض بدهید تا کار پیش برود.
دفعه بعد که به تصمیمی نیاز داشتید، پیامی با دو گزینه و یک مهلت روشن بفرستید.
انتقاد را بپذیرید، بدون این‌که شخصی بگیرید
انتقاد می‌تواند حمله به نظر برسد، حتی وقتی برای کمک است. مکث کنید، نفس بکشید و کل پیام را بشنوید. بازخورد را از ارزش خودتان جدا کنید و برای فهمیدنش یک سؤال بپرسید.
دفعه بعد که انتقادی شنیدید بگویید: ممنون، می‌توانید یک مثال بزنید؟ بعد یک نفس آهسته بکشید.
یک پروژه چالشی بخواهید
اگر می‌خواهید رشد کنید، کاری کمی فراتر از منطقه امنتان بخواهید. مشخص باشید: بگویید چه چیزی را دوست دارید رهبری کنید و چطور آماده می‌شوید. این آمادگی و جاه‌طلبی را نشان می‌دهد.
یک کار چالشی را که می‌خواهید نام ببرید و این هفته از مدیرتان درباره‌اش بپرسید.
مشخص بگویید چه چیزی لازم دارید
مدیرها ذهن‌خوانی نمی‌کنند. شکایت مبهم جواب دادنش سخت است، اما یک درخواست مشخص اجرایش آسان است. بگویید چه لازم دارید، تا کی و چرا.
یک چیز را که برای انجام بهتر کارتان لازم دارید بنویسید. آن را به یک درخواست روشن تبدیل کنید و بفرستید.
درباره هدف‌های شغلی‌تان حرف بزنید
بسیاری هرگز به مدیرشان نمی‌گویند کجا می‌خواهند بروند. اگر هدف‌هایتان را بگویید، می‌تواند در رسیدن به آن‌ها کمک کند. به برنامه کامل نیاز ندارید، فقط یک جهت.
یک چیز را که می‌خواهید در سال آینده یاد بگیرید یا انجام دهید به مدیرتان بگویید.
اشتباه را هوشمندانه بپذیرید
همه اشتباه می‌کنند و مدیرها این را می‌دانند. زود بگویید، بگویید چطور درستش می‌کنید و دفعه بعد چه چیزی را تغییر می‌دهید. یک پیام کوتاه و صادقانه از پنهان‌کردن مشکل اعتماد بیشتری می‌سازد.
سه بخش را تمرین کنید: اشتباه کردم. راه اصلاحش این است. این‌طور جلوی تکرارش را می‌گیرم.
پیش از هر گفتگو سه نکته آماده کنید
پیش از یک گفتگوی مهم با مدیرتان سه نکته بنویسید: پیام اصلی، واقعیت‌های پشتیبان و آنچه به‌عنوان نتیجه می‌خواهید. این شما را آرام و روشن نگه می‌دارد.
پیش از گفتگوی جدی بعدی، سه نکته را روی یک کارت کوچک بنویسید و جلوی خودتان نگه دارید.
گپ سبک با رئیس: موضوع‌های آسان
گپ سبک با مدیر فقط ارتباط انسانی است. موضوع‌های سبک و امن انتخاب کنید، مثل آخر هفته، یک سرگرمی یا یک پروژه مشترک. یک دقیقه گفتگوی دوستانه می‌تواند حال‌وهوای جلسه را عوض کند.
پیش از جلسه بعدی از مدیرتان یک سؤال سبک بپرسید، مثل «آخر هفته چطور بود؟»
مدیر دورکار: بدون مزاحمت، دیده شوید
وقتی مدیرتان دورکار است، تلاش شما را نمی‌بیند. گزارش‌های نوشتاری کوتاه بدهید، موفقیت‌ها را بگویید و یک تماس منظم بخواهید. قابل‌اعتماد و دیده‌شده باشید، بدون مزاحمت.
برای مدیر دورکارتان یک یادداشت کوتاه جمعه بفرستید: موفقیت‌ها، چالش‌ها و برنامه هفته بعد.
موفقیت‌هایتان را بدون خودستایی بگویید
کار خوب همیشه خودش را نشان نمی‌دهد. گفتن موفقیت‌هایتان وقتی از واقعیت‌ها استفاده کنید و به دیگران اعتبار بدهید، خودستایی نیست. ساده بگویید، نتیجه را نام ببرید و کوتاه باشید.
یک موفقیت اخیرتان را با یک واقعیت یا عدد به مدیرتان بگویید و نام کسانی را که کمک کردند بیاورید.
بپرسید: بزرگ‌ترین اولویت الان چیست؟
کار روی هم تلنبار می‌شود و همه‌چیز به یک اندازه مهم نیست. از مدیرتان بپرسید: این هفته مهم‌ترین چیزی که باید رویش تمرکز کنم چیست؟ به شما کمک می‌کند خوب انتخاب کنید و نشان می‌دهد هدف‌های تیم برایتان مهم است.
دوشنبه از مدیرتان بپرسید: مهم‌ترین کار من در این هفته کدام است؟
با مدیر وسواسی چه کنیم
مدیر وسواسی همه‌چیز را کنترل می‌کند و دائم گزارش می‌خواهد. اغلب از نگرانی است، نه از این باور که شما ضعیفید. پیش از درخواست او اطلاعات بیشتری بدهید و معمولاً عقب می‌کشد.
یک هفته هر صبح، پیش از آن‌که بخواهد، یک گزارش کوتاه برای مدیرتان بفرستید.
با مدیری که کم حرف می‌زند چه کنیم
بعضی مدیرها خیلی کم می‌گویند و شما نمی‌دانید کارتان خوب است یا نه. سکوت همیشه خبر بد نیست. خودتان گفتگو را بسازید: یک گفتگوی کوتاه و چند سؤال روشن بخواهید.
از مدیر کم‌حرفتان یک گفتگوی ده‌دقیقه‌ای بخواهید و دو سؤال بیاورید: چه چیزی خوب پیش می‌رود و چه چیزی را باید تغییر بدهم؟
وقتی دستور مبهم است روشنی بخواهید
گاهی مدیر یک کار کوتاه و نامشخص می‌دهد. حدس‌زدن وقت را هدر می‌دهد و یک سؤال مهربان ساعت‌ها را نجات می‌دهد. بگویید: برای این‌که درست انجامش بدهم، می‌شود مهلت و هدف اصلی را بگویید؟
دفعه بعد که دستوری نامشخص بود، دو سؤال بپرسید: هدف چیست و مهلتش کی است؟
در جلسه، مؤدبانه ایده‌ای متفاوت بدهید
جلسه‌ها فرصت مطرح‌کردن ایده است، اما دیدگاه متفاوت ریسک‌دار به نظر می‌رسد. راه مؤدبانه این است که روی حرف قبلی بنا کنید: شروع خوبی است، چطور است این را هم امتحان کنیم؟
در جلسه بعدی یک ایده را با این جمله مطرح کنید: چطور است این را هم امتحان کنیم؟
مهلت‌ها را صادقانه مذاکره کنید
گاهی مهلت واقع‌بینانه نیست. «بله» گفتن و شکست‌خوردن از یک گفتگوی روشن و زودهنگام بدتر است. گزینه بدهید: نسخه کامل را تا جمعه می‌توانم یا نسخه ساده را تا چهارشنبه. کدام را ترجیح می‌دهید؟
دفعه بعد که مهلتی نگرانتان کرد، دو گزینه با محدوده و تاریخ متفاوت پیشنهاد دهید.
زود کمک بخواهید
بسیاری خیلی دیر کمک می‌خواهند. زود کمک‌خواستن یک مهارت است، نه ضعف. بگویید چه را امتحان کردید، کجا گیر کرده و چه کمکی لازم دارید.
دفعه بعد که بیش از سی دقیقه گیر کردید، از مدیر یا یک همکار یک نکته سریع بخواهید.
به آنچه گفته نمی‌شود گوش دهید
مدیرها همیشه همه‌چیز را مستقیم نمی‌گویند. تغییر لحن، یک پاسخ کوتاه یا یک مکث چیزی می‌گوید. وقتی چیزی درست به نظر نمی‌رسد، ملایم بپرسید: چیز دیگری هست که باید بدانم؟
در جلسه بعدی به لحن و زبان بدن دقت کنید و در پایان یک سؤال باز بپرسید.
رابطه تنش‌دار با مدیرتان را ترمیم کنید
گاهی یک اختلاف یا یک حرف تند تنش به جا می‌گذارد. نادیده‌گرفتنش آن را بزرگ‌تر می‌کند. یک گفتگوی خصوصی و آرام بخواهید، بگویید چه چیزی را ارزش می‌دانید، سهم خودتان را صادقانه بپذیرید و بپرسید چطور با هم بهتر شویم.
اگر تنشی هست، یک گفتگوی خصوصی کوتاه بخواهید. با این شروع کنید: همکاری با شما را ارزش می‌دانم و دوست دارم فضا را روشن کنم.
ایمیل کوتاهی بنویسید که زود جواب بگیرد
ایمیل‌های بلند اغلب عقب می‌افتند، اما ایمیل کوتاه و روشن زودتر جواب می‌گیرد. درخواست را در سطر اول بگذارید، فقط واقعیت‌های لازم را بیاورید و با گام بعدی روشن تمام کنید. یک موضوع مشخص خیلی کمک می‌کند.
ایمیل بعدی‌تان به مدیر را در پنج سطر یا کمتر بنویسید و درخواست را در سطر اول بگذارید.
مرخصی یا انعطاف بخواهید
مرخصی و ساعت کاری انعطاف‌پذیر درخواست‌های عادی‌اند. زود، روشن و با برنامه‌ای برای کارتان درخواست دهید. بگویید چه لازم دارید، تا کی و چطور کارهایتان را پوشش می‌دهید.
دفعه بعد که مرخصی لازم داشتید، دست‌کم یک هفته زودتر بخواهید و بگویید چطور کارتان را پوشش می‌دهید.
درباره حجم کار و استرس صحبت کنید
اگر احساس فشار زیاد می‌کنید، پیش از فرسودگی بگویید. یک گفتگوی آرام و مبتنی بر واقعیت می‌تواند آرامش بیاورد. کارهایتان را فهرست کنید، ساعت‌ها را نشان دهید و بپرسید کدام می‌تواند عقب بیفتد یا تقسیم شود.
کارها و ساعت‌های تخمینی هفته آینده را بنویسید. اگر زیاد است، فهرست را به مدیرتان نشان دهید.
گفتگوی ارزیابی عملکرد را مدیریت کنید
ارزیابی عملکرد می‌تواند استرس‌زا باشد، اما یک فرصت هم هست. نتایج و هدف‌هایتان را آماده کنید و بازخورد مشخص بخواهید. به‌عنوان شریک وارد شوید، کامل گوش دهید و با یک برنامه روشن تمام کنید.
پیش از ارزیابی بعدی، سه دستاورد، دو درس و یک هدف بنویسید.
یک مربی یا حامی بخواهید
مربی توصیه می‌کند و حامی در غیاب شما برایتان صحبت می‌کند. از مدیرتان بپرسید از چه کسی می‌توانید یاد بگیرید. روشن و فروتن بگویید چه می‌خواهید یاد بگیرید.
از مدیرتان بپرسید: چه کسی در شرکت می‌تواند رهبری را به من یاد بدهد؟
به مدیرتان مهربانانه بازخورد بدهید
گاهی لازم است چیزی بگویید که به مدیرتان کمک می‌کند. اجازه بگیرید، رفتار و اثرش را توصیف کنید و جایگزینی پیشنهاد دهید. یک پیام دلسوزانه و مشخص واقعاً می‌تواند کمک کند.
یک بار از این قالب استفاده کنید: می‌توانم چیزی را بگویم که به من کمک می‌کند؟ وقتی X اتفاق می‌افتد، انجام Y برایم سخت می‌شود. می‌شود Z را امتحان کنیم؟
اگر ارتقا نگرفتید
نگرفتن ارتقا دردناک است. یک روز وقت بگذارید تا آرام شوید، بعد گفتگویی بخواهید تا بفهمید چرا و بعد چه کنید. بپرسید چه مهارت‌هایی لازم دارید و یک زمان‌بندی واقع‌بینانه چه شکلی است.
اگر از تصمیمی ناراحتید، یک روز صبر کنید. بعد بپرسید: چه چیزی باعث می‌شود دفعه بعد آماده باشم؟
بگویید: نمی‌دانم، اما پیگیری می‌کنم
هیچ‌کس همه‌چیز را نمی‌داند و مدیرها این را می‌دانند. وانمود‌کردن از اعتراف ریسک‌دارتر است. بگویید: نمی‌دانم، اما پیگیری می‌کنم و تا ساعت سه خبرتان می‌کنم. بعد دقیقاً همین را انجام دهید.
دفعه بعد که نمی‌دانستید بگویید: هنوز نمی‌دانم. پیگیری می‌کنم و تا ساعتی مشخص خبرتان می‌کنم.
با نشانه‌های کوچک و ثابت اعتماد بسازید
اعتماد با مدیر از کارهای کوچک و تکراری رشد می‌کند: به‌موقع‌بودن، عمل‌کردن به حرفتان و زود خبر دادن. هیچ‌کدام بزرگ نیست، اما با هم اعتبار شما را می‌سازند.
یک عادت کوچک اعتمادساز انتخاب کنید، مثل جواب‌دادن در همان روز، و دو هفته نگهش دارید.
برنامه ۳۰ روزه شما برای رابطه بهتر با مدیرتان
می‌توانید رابطه‌تان با مدیر را در یک ماه بهتر کنید. هفته اول: گوش دهید و سبکش را یاد بگیرید. هفته دوم: گزارش‌های روشن بدهید. هفته سوم: بازخورد بخواهید. هفته چهارم: رشدتان را برنامه‌ریزی کنید.
چهار هفته را روی یک کارت بنویسید: یادگیری سبک او، گزارش روشن، خواستن بازخورد، برنامه رشد. از همین هفته شروع کنید.
جمله‌های آسان برای گفتن
وقتی گیر کردید، یکی از این‌ها را انتخاب کنید. تقریباً همه‌جا جواب می‌دهند.
«انجام‌شده، بعدی و آنچه لازم دارم.»
«یک کاری که می‌توانم بهتر انجام دهم چیست؟»
«مشکل این است و پیشنهادم این است.»
«خوشحال می‌شوم کمک کنم. کدام کار را جابه‌جا کنم؟»
«هدف را می‌فهمم. یک ریسک می‌بینم.»
«ممنون که آن پروژه را به من سپردید.»
هفته اول شما
هر روز یک کار کوچک. هر روز فقط کمی بزرگ‌تر از دیروز است.
یک گزارش یک‌دقیقه‌ای بفرستید: انجام‌شده، بعدی، نیاز
یک سؤال مشخص درباره بازخورد بپرسید
یک مشکل را با یک راه‌حل بیاورید
بپرسید: بزرگ‌ترین اولویت این هفته چیست؟
از مدیرتان برای یک چیز مشخص تشکر کنید
یک موفقیت را با یک واقعیت و اعتبار برای دیگران بگویید
یک جلسه پیگیری کوتاه و منظم بخواهید
مطالعه بیشتر
- Radical Candor نوشته کیم اسکات. این‌که چطور هم دلسوز باشیم و هم مستقیم به چالش بکشیم.
- Thanks for the Feedback نوشته داگلاس استون و شیلا هین. چطور خوب بازخورد بخواهیم و دریافت کنیم.
- Managing Your Boss نوشته جان گابارو و جان کاتر. مقاله‌ای کلاسیک درباره ساختن رابطه کاری قوی با مدیرتان.
عکس‌ها از Unsplash است و تحت مجوز Unsplash استفاده شده‌اند. نکته‌های بالا با کلمات خودمان نوشته شده و راهنمایی عمومی هستند. کتاب‌ها پیشنهادهایی برای مطالعه بیشتر (به انگلیسی) هستند.
جای خود را حفظ کنید و به رشد ادامه دهید
یک حساب رایگان بسازید تا پیشرفتتان ذخیره شود و درس بعدی را از همان جایی که ماندید ادامه دهید. نیازی به کارت بانکی نیست.
شروع رایگاناین درس‌ها آموزش عمومی و ایده‌های روزمره را ارائه می‌دهند و توصیه پزشکی یا روان‌درمانی نیستند. اگر بسیار مضطرب، غمگین یا ناخوش هستید، لطفاً با پزشک یا یک متخصص واجد صلاحیت صحبت کنید.
