گپ کوتاه پیش از جلسه‌ها
چهل راه ساده و دوستانه برای استفاده از دقیقه‌های پیش از جلسه، تا خودتان آرام باشید و دیگران از حضور شما خوشحال شوند.
یک دقیقه گرم پیش از جلسه، کل جلسه را بهتر می‌کند. یک لبخند، یک نام و یک سؤال سبک، همه چیزی است که لازم دارید.
۴۰ نکته که واقعاً کمک می‌کنند
این ایده‌ها از کتاب‌ها و پژوهش‌های شناخته‌شده درباره گفتگوی کوتاه، کار تیمی و اعتماد و از تجربه روزمره آمده‌اند. ده نکته اول تقریباً همه‌جا کار می‌کنند. یکی را انتخاب کنید و همین امروز امتحان کنید.
گرم‌کردن ۶۰ ثانیه‌ای که هر جلسه را بهتر می‌کند
دقیقه اول پیش از جلسه، معدن طلای آرامی است. یک سؤال سبک و یک لبخند برای گرم‌کردن فضا کافی است. آدم‌های آرام ایده‌های بیشتری مطرح می‌کنند و جمع آرام تصمیم‌های بهتری می‌گیرد.
در جلسه بعدی، دقیقه اول را صرف پرسیدن یک سؤال سبک از نفر کناری کنید و بعد گوش دهید.
دو دقیقه زودتر برسید: سلاح پنهان
بسیاری دقیقاً سر ساعت می‌رسند، شتاب‌زده و پراسترس. دو دقیقه زودتر برسید و یک پنجره آرام برای سلام‌کردن به آدم‌ها یکی‌یکی به دست می‌آورید. این آسان‌تر از پیوستن به یک گپ شلوغ است و شما را آرام و قابل‌اعتماد نشان می‌دهد.
برای سه جلسه بعدی، دو دقیقه زودتر برسید و به اولین نفری که وارد می‌شود سلام کنید.
سه موضوع امن برای هر اتاق جلسه
وقتی چیزی به ذهنتان نمی‌رسد، از سه موضوع امن استفاده کنید: اتاق، روز و برنامه. سبک و خنثی‌اند، پس تقریباً هر کسی می‌تواند جواب بدهد. به‌طور طبیعی به سؤال‌های بعدی هم می‌رسند.
برای هر موضوع امن یک سؤال آماده کنید: اتاق، روز و برنامه. در جلسه بعدی یکی را به کار ببرید.
سؤال پیش از جلسه: صبح‌تان چطور می‌گذرد؟
«حالت چطور است؟» بدون فکر جواب داده می‌شود. «صبحت چطور می‌گذرد؟» یا «امروز چه کارهایی داری؟» مشخص‌تر است و پاسخ واقعی می‌گیرد. یک تغییر کوچک در کلمات، پاسخ را خیلی عوض می‌کند.
پیش از جلسه بعدی «حالت چطور است؟» را با یک سؤال مشخص عوض کنید، مثل «بهترین بخش امروزت تا حالا چه بوده؟»
چیزی را در اتاق ببینید و درباره‌اش نظر بدهید
آسان‌ترین گپ سبک درباره چیزی است که هر دو می‌بینید. یک پوستر، یک گیاه، منظره یا تنقلات. بگویید چه دیدید و یک سؤال اضافه کنید، تا شما و آن شخص در یک لحظه باشید.
در جلسه بعدی یک چیز در اتاق را ببینید و با یک سؤال نظری دوستانه بدهید.
سؤال آخر هفته و پسرعموی بهترش
«آخر هفته خوبی داشتی؟» پاسخ تک‌کلمه‌ای می‌گیرد. بپرسید: بهترین بخش آخر هفته‌ات چه بود؟ این یک داستان می‌خواهد، نه یک «بله». جمعه‌ها درباره برنامه بپرسید.
دوشنبه از سؤال بهترین بخش استفاده کنید: بهترین بخش آخر هفته‌ات چه بود؟
درباره خود جلسه حرف بزنید: امروز چه انتظاری دارید؟
جلسه چیزی است که هر دو دارید، پس موضوع عالی‌ای است. بپرسید: امروز می‌خواهید چه چیزی به دست بیاورید؟ گپ را از کوچک به مفید می‌برد و هدف‌های طرف مقابل را می‌فهمید.
پیش از جلسه بعدی از یک همکار بپرسید: امروز می‌خواهی چه چیزی به دست بیاوری؟
به گروهی که در حال گپ است بپیوندید
پیوستن به یک گروه شبیه رفتن روی صحنه است. اول گوش دهید، منتظر مکث طبیعی بمانید و بعد چیزی به موضوع اضافه کنید. بیشتر گروه‌ها زود باز می‌شوند، چون آدم‌ها چهره‌های تازه را دوست دارند.
در جلسه بعدی به یک گروه کوچک بپیوندید: نزدیک بایستید، گوش دهید و یک نظر کوتاه اضافه کنید.
فرد کم‌حرف سر میز را شریک کنید
در هر جلسه کسی هست که کم حرف می‌زند. یک مهربانی کوچک پیش از جلسه می‌تواند او را خوشامدگفته و آماده شریک‌شدن کند. با نام صدایش کنید و یک سؤال سبک بپرسید.
پیش از جلسه بعدی سی ثانیه با کم‌حرف‌ترین فرد اتاق صحبت کنید.
سفر با آسانسور: بیست ثانیه ارتباط
سفر با آسانسور فرصتی بسیار کوتاه برای ارتباط است. بیست ثانیه برای یک لبخند، یک سلام و یک جمله سبک کافی است. گوشی را کنار بگذارید، سر بلند کنید و چیزی دوستانه بگویید.
دفعه بعد که آسانسور مشترک داشتید، سلام کنید و یک سؤال سبک بپرسید.
جلسه‌های آنلاین: دو دقیقه اول
در جلسه تصویری، دو دقیقه اول اغلب در سکوتی ناجور می‌گذرد. با یک سلام گرم و یک سؤال سبک بشکنیدش. دوربین را روشن کنید، لبخند بزنید و بپرسید امروز از کجا کار می‌کنند.
در تماس تصویری بعدی، پیش از شروع دستور جلسه، به اولین نفر با نامش سلام کنید و یک سؤال سبک بپرسید.
انتظار برای دیرآمده‌ها: چگونه با مهربانی جای خالی را پر کنیم
جلسه‌ها اغلب دیر شروع می‌شوند چون کسی نیست. دقیقه‌های انتظار ناجورند، اما هدیه‌ای هم هستند. از دیرآمده شکایت نکنید؛ از وقت برای شناخت همکارانتان استفاده کنید.
دفعه بعد که جلسه‌ای دیر شروع شد، به‌جای نگاه‌کردن به گوشی، از وقت انتظار برای پرسیدن یک سؤال دوستانه استفاده کنید.
برخورد با سکوت ناجور پیش از جلسه
سکوت پیش از جلسه می‌تواند سنگین باشد، اما همیشه مشکل نیست. بعضی‌ها سکوت را برای آماده‌شدن دوست دارند. اگر اتاق باز به نظر می‌رسد چیزی ساده بگویید؛ اگر آدم‌ها متمرکزند، یک لبخند کافی است.
دفعه بعد که اتاق ساکت بود، حال‌وهوا را بخوانید و بعد یک سلام آرام یا یک سؤال سبک بدهید.
قهوه در دست: آسان‌ترین وسیله برای شروع گفتگو
یک فنجان قهوه یا چای به دست‌هایتان کاری می‌دهد و به گفتگوها شروعی طبیعی. بپرسید قهوه‌اش را چطور می‌خورد یا پیشنهاد دهید برایش بیاورید. این می‌گوید: به یادت بودم.
پیش از جلسه بعدی به یک همکار پیشنهاد دهید برایش نوشیدنی بیاورید یا بپرسید قهوه‌اش را چطور دوست دارد.
نام‌های دور میز را به خاطر بسپارید
در جلسه، نام‌ها اولین چیزی هستند که فراموش می‌شوند، اما به‌کاربردن نام باعث می‌شود آدم‌ها خود را دیده‌شده بدانند. هر نام را هنگام شنیدن تکرار کنید و یک بار در گفتگو استفاده کنید. اگر مطمئن نیستید مهربانانه بپرسید.
در جلسه بعدی نام یک نفر را که نمی‌شناسید یاد بگیرید و دو بار به کار ببرید.
از چیزی واقعی تعریف کنید: نکته‌ای که دفعه قبل گفتند
یک تعریف مشخص خیلی بهتر از تعریف کلی است. «ایده هفته پیش‌ات درباره برنامه واقعاً کمک کرد» نشان می‌دهد گوش داده‌اید. ساده بگویید و چیزی در برابرش انتظار نداشته باشید.
پیش از جلسه بعدی از کار یا ایده یک همکار تعریفی مشخص کنید.
ورزش، آب‌وهوا، غذا: چطور بدون خسته‌کنندگی از آن‌ها استفاده کنیم
آب‌وهوا، ورزش و غذا موضوع‌های کلاسیک‌اند چون همه تجربه‌ای از آن‌ها دارند. فقط وقتی خسته‌کننده می‌شوند که در جمله اول بمانید. یک داستان کوچک یا یک سؤال اضافه کنید تا زنده شوند.
یک موضوع کلاسیک را انتخاب کنید و دفعه بعد که به کار می‌برید یک جزئیات شخصی و یک سؤال اضافه کنید.
از دام شکایت دوری کنید
صمیمی‌شدن با شکایت آسان است، اما اغلب فضا را خسته می‌کند. یک چرخش سبک امتحان کنید: احساس را بپذیرید و بعد به چیزی مثبت بروید. چه چیزی را بی‌صبرانه منتظرش هستی؟
وقتی گپ به شکایت رسید، کوتاه بپذیریدش و درباره چیزی خوب بپرسید.
پیش از جلسه با یک مدیر ارشد صحبت کنید
یک مدیر ارشد در اتاق ممکن است ترسناک باشد، اما پیش از جلسه او هم منتظر است. یک سلام ساده و محترمانه می‌تواند گپی کوتاه و دوستانه شروع کند. سبک و کوتاه نگه دارید.
پیش از جلسه بعدی به یک همکار ارشد با یک سلام محترمانه و یک سؤال سبک سلام کنید.
با مشتری تازه یخ را بشکنید
مشتری تازه هم ممکن است نگران باشد. می‌خواهد بداند می‌تواند به شما اعتماد کند. چند دقیقه گفتگوی گرم پیش از شروع کار فرق بزرگی می‌کند. کنجکاوی نشان دهید و از وقتش تشکر کنید.
پیش از جلسه بعدی با مشتری، دو سؤال گرم و مشخص درباره مسیر یا کسب‌وکارش آماده کنید.
با غریبه‌ای از شرکت دیگر یخ را بشکنید
در جلسه‌های مشترک اغلب کنار کسی می‌نشینید که نمی‌شناسید و او هم مثل شما مطمئن نیست. با نام خودتان و یک سؤال درباره نقشش شروع کنید، بعد گوش دهید و چیز مشترکی پیدا کنید.
در جلسه مشترک بعدی خودتان را به نفر کناری معرفی کنید و بپرسید شرکتش چه می‌کند.
چیزی بامزه بگویید، بی‌خطر
کمی شوخ‌طبعی می‌تواند پیش از جلسه همه را آرام کند. امن‌ترین شوخی ملایم است و درباره موقعیت‌های مشترک، مثل اینترنت کند. از شوخی درباره آدم‌ها دوری کنید و اگر شوخی نگرفت، لبخند بزنید و ادامه دهید.
در جلسه بعدی یک شوخی ملایم و خودآگاهانه درباره یک موقعیت مشترک بکنید، مثل پروژکتور کند.
شروع «گزارش‌ات را خواندم»
یکی از تحسین‌آمیزترین چیزهایی که می‌توانید بگویید این است: گزارش‌ات را خواندم. یک جزئیات را بگویید و یک سؤال ساده بپرسید. یک سلام کوتاه را به یک تبادل واقعی تبدیل می‌کند و آدم‌ها را دیده‌شده می‌کند.
پیش از جلسه بعدی گزارش اخیر یک همکار را بخوانید و هنگام دیدن، یک جزئیات را بگویید.
رشته گفتگوی دفعه قبل را ادامه دهید
دفعه قبل درباره یک سفر، یک حیوان یا یک پروژه حرف زدید. این بار به آن برگردید. نشان می‌دهد به یاد داشتید و داستانی را که جریان داشت ادامه می‌دهد. اصلاً به موضوع تازه نیاز ندارید.
این هفته بعد از هر گپ یک جزئیات شخصی بنویسید. دفعه بعد آن را شروع قرار دهید.
گذر نرم از گپ به کار
گپ سبک در است، نه اتاق. در جایی باید به کار رسید. از یک جمله پل استفاده کنید، مثل: شروع کنیم؟ گرمی را حفظ می‌کند و گروه را متمرکز می‌کند.
دو جمله پل را تمرین کنید: شروع کنیم؟ و بیایید دستور جلسه را ببینیم.
وقتی کسی گپ سبک را قبضه می‌کند
بعضی‌ها مدام حرف می‌زنند و بقیه گروه تماشاچی می‌شوند. می‌توانید با مهربانی با پرسیدن نظر دیگران گپ را هدایت کنید. یک جمله گرم به تعادل صداها کمک می‌کند.
یک جمله متعادل‌کننده را تمرین کنید: جالب است. دوست دارم نظر بقیه را هم بشنوم.
اگر از گپ سبک متنفرید: دیدگاه را عوض کنید
خیلی‌ها گپ سبک را دوست ندارند و آن را ساختگی می‌دانند. اما یک نشانه است که می‌گوید: من دوستانه‌ام، شما در امانید. آن را مثل ساختن یک پل ببینید که هر جمله سبک یک تخته کوچک آن است.
دفعه بعد که گپ سبک را دوست نداشتید، به خودتان بگویید: این یک پل است، نه یک نمایش. بعد یک جمله دوستانه بگویید.
یک برنامه ملایم برای درون‌گراها
اگر درون‌گرا هستید، جمع‌های بزرگ پیش از جلسه می‌تواند خسته‌کننده باشد. لازم نیست خودتان را عوض کنید. زود برسید تا یکی‌یکی صحبت کنید، یک سؤال آماده کنید و کوتاه بگویید.
برای جلسه بعدی یک سؤال و یک رسیدن زودهنگام برنامه‌ریزی کنید. فقط با یک نفر صحبت کنید.
درباره سفر و تعطیلات صحبت کنید
سفر موضوعی شاد است و آدم‌ها دوست دارند درباره سفرهایشان، حتی کوچک، حرف بزنند. درباره جای محبوب یا مقصد رؤیایی بپرسید. این سؤال‌ها داستان‌های شاد باز می‌کنند و نشان می‌دهند آدم‌ها چه چیزی را ارزشمند می‌دانند.
از یک همکار بپرسید: بهترین جایی که تا حالا رفته‌ای کجا بوده؟
بپرسید از طرف آن‌ها اوضاع چطور است
وقتی با کسی روی یک پروژه کار می‌کنید بپرسید: از طرف شما اوضاع چطور است؟ نشان می‌دهد کار مشترک و خود او برایتان مهم است. همچنین دعوت می‌کند تا مشکل‌ها و موفقیت‌های کوچک زود گفته شوند.
پیش از جلسه تیمی بعدی از یک شریک پروژه بپرسید: از طرف شما اوضاع چطور است؟
نسبت به میز یا دفتر او کنجکاو باشید
میز یا دفتر هر کس داستانی کوچک می‌گوید: یک عکس، یک گیاه، یک لیوان یا یک کتاب. پرسیدن درباره یک شیء دوست‌داشتنی کنجکاوی نشان می‌دهد و به او اجازه می‌دهد چیزی را که دوست دارد با شما شریک شود.
یک شیء دوستانه روی میز یک همکار را ببینید و درباره‌اش بپرسید.
تماس تلفنی: سی ثانیه اول
در تماس صورت‌ها دیده نمی‌شود، پس صدای شما باید گرمی را برساند. هنگام حرف‌زدن لبخند بزنید، نام فرد را بگویید و پیش از کار یک سؤال سبک بپرسید. آدم‌ها لبخند را می‌شنوند.
پیش از تماس بعدی لبخند بزنید و با این شروع کنید: سلام آنا، روزت چطور می‌گذرد؟
گپ سبک در فرهنگی دیگر
قواعد گپ سبک در دنیا فرق دارد. در بعضی جاها پیش از کار گپ می‌زنند؛ در بعضی دیگر زود شروع می‌کنند. ببینید، گوش دهید و از آن‌ها پیروی کنید. در تردید، گرم و کوتاه باشید.
پیش از جلسه با کسی از فرهنگی دیگر، یک واقعیت ساده درباره سبک گپ سبک او یاد بگیرید.
گپ سبک پس از خبر بد در شرکت
گاهی حال‌وهوای پیش از جلسه پس از یک خبر بد سنگین است. شوخی سبک نابجا به نظر می‌رسد. احساس را ساده بپذیرید: هفته سختی بود، حالت چطور است؟ بعد گوش دهید.
اگر فضا سنگین است، از یک نفر بپرسید: چطور تحمل می‌کنی؟ بعد بدون حل‌کردن مشکل گوش دهید.
گپ پنج‌دقیقه‌ای پس از جلسه
پس از پایان جلسه آدم‌ها با عجله می‌روند، اما پنج دقیقه بعد ارزشمند است. آدم‌ها آرام و بازند. با یک نفر بیرون بروید و بگویید: نظرت درباره‌اش چه بود؟ تبادل‌های کوتاه و گرم اینجا بسیار قدرتمندند.
پس از جلسه بعدی با یک همکار بیرون بروید و بپرسید نظرش چه بود.
یک جمله تشکر سریع پس از جلسه
یک تشکر کوتاه پس از جلسه کاری کوچک با اثر بزرگ است. از میزبان تشکر کنید، از کسی برای یک ایده و از گروه برای وقتشان. مشخص باشید، تا آدم‌ها به یاد بیاورند.
پس از جلسه بعدی از یک نفر برای چیزی مشخص که گفت یا کرد تشکر کنید.
با یک جمله پل به گفتگو بپیوندید
ورود به گفتگویی که در جریان است می‌تواند سخت باشد. یک جمله پل کمک می‌کند نرم بپیوندید، مثل: جالب به نظر می‌رسد، درباره چه صحبت می‌کنید؟ نشان می‌دهند کنجکاوید و مزاحم نیستید.
دو جمله پل یاد بگیرید و یکی را در جلسه بعدی به کار ببرید.
هر روز یک سؤال گپ سبک را تمرین کنید
گپ سبک مثل هر مهارت دیگری است و با تمرین بهتر می‌شوید. هر روز یک سؤال انتخاب کنید و از یک نفر بپرسید. در چند هفته طبیعی به نظر می‌رسد.
سؤال امروز را انتخاب کنید، یک بار بپرسید و پاسخ را بنویسید. فردا هم همین کار را بکنید.
یک دفترچه کوچک برای قلاب‌های گفتگو نگه دارید
حافظه کوتاه است، اما یادداشت‌ها ماندگارند. پس از یک گپ، یک سطر کوتاه درباره فرد بنویسید، مثل: بن، نمایش مدرسه دخترش. دفعه بعد درباره‌اش بپرسید و شما همان کسی می‌شوید که به یاد دارد.
پس از سه گپ در این هفته، برای هر نفر یک جزئیات بنویسید.
برنامه دو دقیقه‌ای شما پیش از هر جلسه
می‌توانید همه‌چیز را به یک برنامه دو دقیقه‌ای پیش از هر جلسه تبدیل کنید: سر بلند کنید، لبخند بزنید، به یک نفر با نامش سلام کنید، یک سؤال سبک بپرسید و گوش دهید. تکرارش کنید و اعتمادبه‌نفس با گذر زمان رشد می‌کند.
پیش از جلسه بعدی از این پنج گام استفاده کنید: سر بلند کنید، لبخند، نام، سؤال، گوش‌دادن.
جمله‌های آسان برای گفتن
وقتی گیر کردید، یکی از این‌ها را انتخاب کنید. تقریباً همه‌جا جواب می‌دهند.
«صبح بخیر! کسی دستگاه قهوه جدید را امتحان کرد؟»
«بهترین بخش آخر هفته‌ات چه بود؟»
«امروز می‌خواهی چه چیزی به دست بیاوری؟»
«ببخشید که وسط حرف می‌پرم. جالب به نظر می‌رسد.»
«سلام راج، پروژه چطور پیش می‌رود؟»
«شروع کنیم؟ می‌دانم همه سرمان شلوغ است.»
هفته اول شما
هر روز یک کار کوچک. هر روز فقط کمی بزرگ‌تر از دیروز است.
دو دقیقه زودتر برسید و به یک نفر سلام کنید
به‌جای «حالت چطور است؟» یک سؤال مشخص بپرسید
درباره چیزی در اتاق نظر بدهید
پیش از جلسه فرد کم‌حرف را شریک کنید
یک تعریف مشخص بکنید
پس از جلسه از کسی تشکر کنید
از برنامه دو دقیقه‌ای‌تان استفاده کنید
مطالعه بیشتر
- The Fine Art of Small Talk نوشته دبرا فاین. راه‌های آسان برای شروع، ادامه و پایان‌دادن یک گپ دوستانه.
- How to Talk to Anyone نوشته لیل لوندز. ترفندهای کوچک فراوان برای گفتگوی گرم و طبیعی.
- The Fearless Organization نوشته امی ادموندسون. چرا احساس امنیت به آدم‌ها کمک می‌کند در تیم‌ها صحبت کنند.
عکس‌ها از Unsplash است و تحت مجوز Unsplash استفاده شده‌اند. نکته‌های بالا با کلمات خودمان نوشته شده و راهنمایی عمومی هستند. کتاب‌ها پیشنهادهایی برای مطالعه بیشتر (به انگلیسی) هستند.
جای خود را حفظ کنید و به رشد ادامه دهید
یک حساب رایگان بسازید تا پیشرفتتان ذخیره شود و درس بعدی را از همان جایی که ماندید ادامه دهید. نیازی به کارت بانکی نیست.
شروع رایگاناین درس‌ها آموزش عمومی و ایده‌های روزمره را ارائه می‌دهند و توصیه پزشکی یا روان‌درمانی نیستند. اگر بسیار مضطرب، غمگین یا ناخوش هستید، لطفاً با پزشک یا یک متخصص واجد صلاحیت صحبت کنید.
